Ondersteunende documenten voorzien in de coördinatie binnen de afdeling en zijn werkplekgebonden. De ondersteunende documenten bevatten specifieke informatie die men nodig heeft voor het uitvoeren van de diverse activiteiten. Onder ondersteunende documenten kunnen we verstaan werkinstructies, formulieren, functieomschrijvingen, normen/standaarden, inkoopopdrachten, tekeningen, etc.. Ondersteunende documenten worden opgesteld om zeker te stellen dat de betrokken medewerkers hun werkzaamheden op de juiste manier uitvoeren. Iedereen wordt hierdoor in staat gesteld om zijn/haar taak binnen de organisatie naar behoren te kunnen uitvoeren.

Implementatiemethode

Vaststellen waar ondersteunende documenten nodig zijn

Vastgesteld wordt waar ondersteunende documenten voor de bedrijfsonderdelen, zoals strategie en beleid, personeel en organisatie, contract-/ontwerpbeheersing, inkoop-/middelenbeheer, werkvoorbereiding, projectbeheersing en procesondersteuning, benodigd zijn.

Inventarisatie aanwezige ondersteunende documenten

Geïnventariseerd wordt welke ondersteunende documenten aanwezig zijn.

Interview medewerkers

Medewerkers worden geïnterviewd om de benodigde ondersteunende documenten in kaart te brengen.

Uitwerking ondersteunende documenten

De in kaart gebracht ondersteunende documenten worden uitgewerkt. Per ondersteunend document wordt de verantwoordelijkheid vastgelegd.

Bespreking ondersteunende documenten

De ondersteunende documenten worden met de betreffende medewerkers doorgenomen.

Toetsing van de ondersteunende documenten

De ondersteunende documenten worden door de betreffende medewerkers in de praktijk getoetst ten aanzien van de functionaliteit. De toetsing wordt geëvalueerd.

Bijstelling ondersteunende documenten

Indien nodig worden, na bespreking en/of toetsing, de ondersteunende documenten bijgesteld.